Dokumenteninventar
Die Praxis zeigt: In jedem Projekt werden ungeheure Mengen von Dokumenten erstellt und in einem Projektverzeichnis mit einer rapide wachsenden Zahl von Unterverzeichnissen abgelegt.
Und mit der wachsenden Zahl der Dokumente steigt auch der Zeitbedarf für die Suche nach einem bestimmten Dokument ...
Aus dieser Not wurde vor vielen Jahren eine einfache MS Access-Datenbank für die Inventarisierung einer beliebig grossen Zahl von Dokumenten geboren.
Mit unserem Dokumenteninventar werden alle Office-Dateien innerhalb und unterhalb eines frei wählbaren Verzeichnisses automatisch katalogisiert.
Für jedes Dokument werden Titel, Thema, Autor, Kategorie, Stichwörter, Kommentare, Dokumententyp, Speicherort (mit Link) sowie Erstellungs- und Änderungsdatum gespeichert.
Anschliessend kann jedes Dokument einem (Teil-)Projekt zugeordnet und mit Schlagwörtern und Statusangaben ergänzt werden.
Ausgefeilte Suchfunktionen und Filter erlauben, das Gesuchte schnell zu finden und direkt zu öffnen.
Bei Bedarf kann der Geltungsbereich auf weitere Dokumenten- bzw. Dateitypen ausgeweitet werden.
Vorteile und Nutzen
- Vollständige Übersicht über alle Dokumente auf Knopfdruck.
- Schnelles Suchen und Finden von Dokumenten.
- Schnelles Identifizieren redundanter Dokumente.