IT-Wildwuchs mit MS Access

In Grossunternehmen wird jeder dritte Geschäftsprozess in MS Access-Datenbanken abgebildet, teilt das Forum „Quo vadis BPM?" der Software-Initiative Deutschland e.V. am 17.05.2011 mit: "IT verliert Kontrolle über Geschäftsprozesse".

Gemäss Analyse des Forums werden rund zwei Drittel aller Geschäftsprozesse in den Konzernen nicht mehr von der zentralen IT-Abteilung kontrolliert, sondern resultieren aus „IT-Wildwuchs“ in den Fachabteilungen. Danach werden nur noch ein Drittel der Geschäftsprozesse in Grossunternehmen mit Standardsoftware unterfüttert, die anderen zwei Drittel werden von den Fachabteilungen je zur Hälfte mit MS Excel und mit MS Access gesteuert.
Der Vorsitzende des Forums schätzt, dass bald rund 80 Prozent aller Geschäftsprozesse in der deutschen Konzernwelt auf Excel oder Access basieren.

Im Heise-Newsticker (Meldung 1244454) wurde die Mitteilung in den ersten vier Tagen über dreihundert Mal kommentiert.

Unsere Beobachtungen bestätigen die Analyseergebnisse des Forums "Quo vadis BPM" in der Tendenz. Wir schätzen jedoch den Anteil von MS Access-Datenbanken wesentlich niedriger ein. Das ändert nichts an der Beurteilung - Wildwuchs von MS Excel und MS Access ... und nicht nur in Grossunternehmen.

Unsere Meinung ist:
Nicht nur die IT hat die Kontrolle über die Informatik-Mittel,  welche die Geschäftsprozesse unterstützen, verloren. Auch die Fachbereiche haben keine Kontrolle mehr über ihre Tabellen und Datenbanken. Tabellen und Datenbanken werden kopiert, unter neuen Namen und / oder in neuen oder anderen Verzeichnissen lokal oder im Netz gespeichert, und nach kurzer Zeit weiss niemand mehr, welche Version denn die gültige sei. Zahlreiche Kommentare im Heise-Ticker bestätigen diese Praxis - und die daraus resultierenden Probleme.

Wir haben die Lösung, den Wildwuchs zu dokumentieren, aufzuräumen und zu konsolidieren - und damit entgegenzuwirken: unseren Access-Datenbank-Dokumentierer. Damit lassen sich mit wenig Aufwand sämtliche MS Access-Datenbanken dokumentieren und analysieren. Erfahrungsgemäss können in der Folge die Mehrzahl der Datenbanken archiviert und viele der verbleibenden Datenbanken zusammengeführt werden.
Das Problem der ungenügenden Erfüllung der Anforderungen der Fachbereiche durch Standardsoftware wird dadurch nicht gelöst. Aber wir können die Integrität und Konsistenz der Schatten-IT massiv verbessern.

Zwei Bemerkungen:

• Das "Quo vadis BPM?"-Forum hat die Mitteilung zunächst zweimal publiziert - einmal sogar mit unterschiedlichen Datumsangaben. Der Fehler wurde am 25.05.2011 korrigiert.  Mit einer Datenbank für die Verwaltung der Dokumente wäre das nicht passiert.
• Wir haben auch ein Analyse-Werkzeug für MS Excel - mit ähnlichen Funktionsumfang wie unser MS Access-Werkzeug für die Analyse und Dokumentation von Access-Datenbanken.

Danksagung:
Unser Geschäftsfreund Marc Ehmer von Ehmer GmbH und CDH hat uns auf die Mitteilung der Software-Initiative Deutschland aufmerksam gemacht.

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